Tietosuojaseloste

Mitä henkilötiedoilla ja erityisillä henkilötietoryhmillä tarkoitetaan

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, jotka koskevat tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä, kuten nimeä, osoitetta, puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta.

Erityiset henkilötietoryhmät muodostavat henkilötietojen alaryhmän ja saattavat sisältää rotua, etnistä alkuperää, lääketieteellisiä seikkoja tai terveydentilaa tai ammattiliittoon kuulumista koskevia tietoja.

Mitä henkilötietoja kerätään ja säilytetään

Henkilötietoja voivat olla nimi, henkilöturvatunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, valokuva, veronumero, koulutustausta ja tunnistustiedot. Henkilöryhmiin kuuluvia tietoja keräämme vain suostumuksella ja kerromme käsittelyn tarkoituksen.

Henkilötietoja kerätään työntekijöiltä ja työnhakijoilta sekä asiakkaiden, toimittajien tai urakoiden yhteyshenkilöiltä tai muilta työn suorittamisen kannalta asiaan liittyviltä henkilöiltä.

Ryhdymme kohtuullisiin toimiin, jotta kaikki henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi sen jälkeen, kun niitä ei voida enää käyttää tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Taloustiedot voivat sisältää henkilötietoja. Taloustiedot säilytetään viiden vuoden ajan sen tilikauden päätyttyä, johon taloustiedot liittyvät tai pidempään, jos laki velvoittaa.

Miksi henkilötietoja kerätään

Keräämme henkilötietoja noudattaaksemme lakia, mukaan lukien kaiken sellaisen tekemiseksi, minkä olemme lain mukaan velvoitettuja tai oikeutettuja tekemään. Saatamme myös kerätä henkilötietoja lainsäädännöllisten ja muiden viranomaismääräysten noudattamiseksi.

Työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötietoja kerätään rekrytointiin, työsuhteen luomiseen ja ylläpitämiseen.

Henkilötietoja käsitellään IEI Services Oy:n ja asiakkaan tai toimittajan välisen sopimuksen perusteella. Henkilötietoja käsitellään palveluihin liittyvien asiakas- ja toimittajasuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, tilastointiin sekä palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Tietoja käsitellään mm. osto- ja myyntisopimusten hallinnoinnissa, myyntilaskutuksessa, ostolaskujen käsittelyssä tai alihankintapalveluiden ja materiaalien hankinnassa.

Henkilötiedot kerätään yleensä henkilöltä itseltään. Keräämme annetut henkilötiedot sähköisesti, puhelinkeskusteluista edustajiemme kanssa, toimittaessamme ja hallinnoidessamme palvelujamme ja täytetyistä lomakkeista sekä muusta kirjeenvaihdosta.

Jos saamme henkilötietoja, joita emme ole pyytäneet ja joita ei tarvita palvelujemme tarjoamiseksi tai palvelujen saamiseksi, tuhoamme tiedot, ellei meidän ole lain mukaan säilytettävä niitä. Verotusmenettelystä annetun lain mukaan yhteisen rakennustyömaan pääurakoitsijan tai muun päätoteuttajan on toimitettava kuukausittain Verohallinnolle verovalvontaa varten yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä työntekijöistä ja itsenäisistä työnsuorittajista samoin kuin työnantajista ja vuokratyönteettäjistä tarpeelliset yksilöinti- ja yhteystiedot sekä tiedot työnantajan kotivaltiosta, työ- ja toimeksiantosuhteen laadusta sekä työskentelyä ja Suomessa oleskelua samoin kuin vakuuttamista koskevat tiedot. Rakennustyön turvallisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksessa edellytetään, että päätoteuttajan on varmistuttava, että sillä on tieto työmaalla työskentelevistä työntekijöistä ja itsenäisistä työnsuorittajista. IEI Services Oy käsittelee henkilötietoja edellä mainittujen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Henkilötietoja saatetaan luovuttaa kolmansille osapuolille. Kolmansia osapuolia ovat muun muassa: meihin liittyvät oikeushenkilöt, edustajat, ulkopuoliset neuvonantajat ja ulkopuoliset palveluntarjoajamme ja urakoitsijamme (kuten postipalvelujen tarjoajat, kaupalliset edustajat tai tukipalvelut), valtion virastot, mukaan lukien lainvalvontaviranomaiset, sääntelyelimet ja riidanratkaisuelimet (tai muut elimet, joille tiedot on lain nojalla tai tuomioistuimen määräyksestä luovutettava), ja muut henkilöt tai tahot, joille henkilö on antanut luvan luovuttaa tietojaan.

Luovutettaessa tietoja kolmannelle osapuolelle ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin toimiin varmistaaksemme, että heitä sitovat luottamuksellisuutta ja yksityisyyden suojaa koskevat velvoitteet henkilötietojesi suojaamisessa. Tietojen luovutuksessa noudatetaan lain vaatimuksia. Tietojenkäsittelynsopimuksilla varmistetaan, ettei henkilötietoja käytetä muihin kuin mainittuihin tarkoituksiin ja, että kolmannella osapuolella on velvoite suojata henkilöä ja henkilötietoja riittävin turvatoimin.

Tietojen luovuttaminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Emme luovuta henkilötietoja organisaatioille, jotka sijaitsevat sen maan rajojen ulkopuolella, jossa vastaanotamme tietoja, ilman kirjallista lupaa, paitsi alla esitetyissä tapauksissa tai kun luovuttaminen on muutoin luvallista tai sitä edellytetään lain nojalla tai tuomioistuimen määräyksellä.

Saatamme luovuttaa henkilötietoja sopimuskumppaneillemme EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tietojen luovutus ei kuitenkaan muuta sitoumustamme suojata henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Jos henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, IEI Services Oy varmistaa riittävän turvatason siirtämällä tiedot maihin, joiden suojaamisen tason Euroopan komissio on todennut riittäväksi tai solmimalla asianmukaisesti laadittuja sopimuksia IEI Services Oy:n ja EU/ETA-alueen ulkopuolella olevan tietoja vastaanottavan tahon kanssa.

Henkilötietoihin pääseminen ja niiden korjaaminen

Henkilötiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien, lain edellyttämällä tavalla.

Käyttöoikeus on vain IEI Services Oy:n määrittelemillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Sähköisenä kerätyt henkilötiedot ovat salasanoin suojatuissa järjestelmissä, ja käyttäjillä on käytössään henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat.

Henkilötietoja on myös paperipohjaisissa arkistoissa. IEI Services Oy:llä on lain vaatimia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi väärinkäytöltä, niihin puuttumiselta ja niiden häviämiseltä, luvattomalta pääsyltä niihin, muuttamiselta ja luovuttamiselta. Pääsy henkilötietoihin rajataan henkilöihin, joilla on asianmukaiset valtuudet.

Henkilöllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihin ja tarvittaessa korjata niitä, jos tiedot ovat puutteellisia tai vanhentuneita. Pyyntöön on liitettävä täydellinen kuvaus pyydetyistä henkilötiedoista, varmentaaksemme pyynnön esittäjän henkilöllisyyden. Pyyntö saada pääsy henkilötietoihin dokumentoidaan, kuten myös pyynnön yksityiskohdat ja pääsyn antaneen IEI Services Oy:n työntekijän henkilöllisyys.

Oikeuksien käyttäminen on maksutonta. Kuluista voidaan kuitenkin periä maksu, jotka ovat aiheutuneet vastaamisesta pyyntöön saada pääsy tietoihin ja sen käsittelystä, mukaan lukien valokopioinnista, kirjallisten raporttien toimittamisesta, hallinnollisesta työstä ja postituksesta.

Yksityisyyden loukkauksesta valittaminen

Jos haluat valittaa yksityisyyden loukkauksesta, ota yhteyttä:

Tietosuoja/ IEI Services Oy
Myllymäentie 22
48810 Kotka

Käsittelemme valituksen mahdollisimman nopeasti